Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING

ConnAct is aanbieder van de DMI-ecosysteem website en het geïntegreerde community platform. In dit document hebben we onze privacyverklaring beschreven. De klant in deze is zowel het Ministerie van IenW alsmede andere partijen (Future City Foundation en anderen) die (tegen betaling) gebruik maken van het platform. Als we in het vervolg over de Klant spreken betreft het alle betalende partijen.

1. Onze inzet voor privacy

Uw privacy is belangrijk voor ons bij ConnAct en voor de Klant en daarom willen we u informeren. Om u meer transparante en duidelijke informatie te geven over hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken vertellen wij u in deze Privacyverklaring hoe wij met uw gegevens omgaan en welke keuzes u kunt maken over de wijze waarop wij uw gegevens verwerken. Om deze privacyverklaring toegankelijk te maken, zorgen wij ervoor dat deze beschikbaar is op onze website en op elk punt waar persoonsgegevens worden gevraagd.

Voordat u van onze diensten gebruik maakt, raden wij u aan deze privacyverklaring te lezen en er zeker van te zijn dat u alles heeft begrepen over hoe en op welke wijze wij met uw gegevens omgaan. Indien u deze privacyverklaring heeft gelezen en het niet eens bent met onze werkwijze, verlaat u dan onze applicatie en vermijdt of beëindigt u al het gebruik van onze diensten. 

2. Belangrijke informatie

• Het doel van deze Privacyverklaring is om u te voorzien van een duidelijke uitleg over welke persoonlijke gegevens wij van u verzamelen en wanneer, waarom en hoe wij dat doen. Daarnaast leggen wij uit hoe wij deze persoonsgegevens gebruiken en eventueel delen en welke rechten u heeft. Deze privacyverklaring is niet bedoeld om andere voorwaarden van een overeenkomst die u met ons heeft te overschrijven en ook niet ter beperking van enig ander wettelijke recht.
• De bescherming van jongeren is met name zeer belangrijk. In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is in artikel 5 opgenomen dat vanaf 16 jaar jongeren zelf toestemming moeten geven voor de verwerking van hun persoonsgegevens. Tot 16 jaar kan een persoon dus niet zelf toestemming geven, maar zal zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger dit moeten doen. Daarvoor zullen wij nooit informatie verzamelen of gebruiken van personen van wie wij weten dat ze onder 16 jaar zijn. Ouder(s) en voogd(en) moeten te allen tijde toezicht houden op de activiteiten van hun kinderen. Mochten wij erachter komen dat wij persoonsgegevens hebben verzameld of gekregen van personen onder de 16 zonder ouderlijke toestemming, dan zullen we deze gegevens onmiddellijk verwijderen. Denkt u dat wij misschien enige gegevens hebben van een persoon onder de 16 jaar, neemt u dan alstublieft contact met ons op.
• Houdt u er rekening mee dat onze applicatie ‘links’ kan hebben naar websites van derde partijen waar wij niet verantwoordelijk voor zijn. Leest u alstublieft de privacyverklaring van deze derde partijen als u hun website bezoekt. Deze  privacyverklaring geen informatie over de verwerking van persoonsgegevens van derde partijen.
• Onze website gebruikt noodzakelijke cookies. Noodzakelijke cookies zijn essentieel en helpen u op de website te navigeren. Deze helpen de veiligheid en basis functionaliteit te ondersteunen en zijn noodzakelijk voor het juiste gebruik van onze website, dus als u deze cookies weigert kunnen wij niet garanderen dat u onze website veilig kunt gebruiken.

 3. Welke informatie verzamelen wij en hoe verzamelen wij deze informatie?

• Persoonsgegevens worden verzameld wanneer u deze vrijwillig afgeeft wanneer u zich registreert bij of gebruik maakt van onze diensten. Deze gegevens zijn nodig voor de uitvoering van de dienst die wij u bieden, zoals toegang tot de DMI-ecosysteem community, de DMI Nieuwsberichten en uitnodigingen voor events.
• Als u met ons in contact komt via social media, bv Facebook of LinkedIn, dan verzamelen wij de login informatie en de persoonlijke gegevens die u vrijwillig afgeeft, zoals berichten die u plaats op onze social media pagina’s. Als u inhoud, inclusief persoonlijke gegevens, upload naar een social netwerk en dan onze website toevoegt, dan zal uw actie onderdeel worden van de algemene voorwaarden van gebruik en het privacy beleid van dat social network, zelfs als u dit plaatst op een officiële Ministerie van IenW pagina van dat social netwerk. We hebben geen controle over die algemene voorwaarden van gebruik en het privacy beleid, en hebben deze niet onderzocht. U zult daarvoor eerst die voorwaarden moeten nazien alvorens uw persoonlijke gegevens daar achter te laten.

4. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken uw gegevens voor intern gebruik:

• Ter verbetering van onze diensten om deze beter te laten aansluiten op de wensen van de klant en om inzicht te krijgen in mogelijke verbetering(en);
• om uw aanvraag online te beheren, door uw bestellingen te verwerken via onze online diensten;
• om het gebruik van onze applicatie/website te monitoren;
• om de functionaliteit van onze applicatie/website te verbeteren.
  • Om met u te communiceren.
  • We kunnen in het uiterste geval uw persoonsgegevens gebruiken om onze rechten af te dwingen ten opzichte van derden en om onze belangen te beschermen.

5. Juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens

Wij verzamelen, gebruiken en delen alleen uw persoonlijke gegevens voor de doelen die in deze privacyverklaring zijn benoemd als wij er zeker van zijn dat:

• ons gebruik van uw persoonlijke gegevens noodzakelijk is voor de totstandkoming of ter uitvoering van een overeenkomst met u;
• de verwerking van uw persoonsgegevens, om onze diensten te verbeteren, is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. Hierbij geldt dat wij deze gegevens proportioneel zullen gebruiken en uw privacy rechten zullen respecteren;
• ons gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk is ter uitvoering van een rechtsvordering of op enigerlei andere wijze vereist is ter uitvoering van een wet- of regelgeving;
• u uw toestemming heeft gegeven voor het gebruik voor een specifiek door u benoemd doel.

6. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

ConnAct als beheerder van het platform is verwerkingsverantwoordelijke voor de diensten die wij aanbieden. Op basis van de wet is de Klant in veel gevallen niet verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Wij zijn dan verwerker. Een andere organisatie, is dan op basis van de wet verantwoordelijk.

Wanneer u contact op wilt nemen of gebruik wil maken van uw gebruikers- of klantrecht(en) dan kunt u zich wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke. 

Uiteraard kunt u altijd bij ons navragen waar u terecht kunt. Wij zullen u altijd proberen verder te helpen. U kunt  contact opnemen met [email protected].

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

• De Klant: binnen de Klant hebben de medewerkers die werken aan de totstandkoming van het  DMI-ecosysteem toegang tot uw persoonsgegevens.
• De Klant en derden: we zullen uw gegevens nooit doorsturen, verkopen aan of ruilen met derden (niet zijnde de directe Klant)  voor marketingdoeleinden. Gegevens die worden doorgestuurd aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van onze diensten en dus met organisaties of leveranciers die door ons zijn ingeschakeld om u assistentie te verlenen. ConnAct of de Klant heeft met de betreffende organisaties of leveranciers afspraken gemaakt om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om te kunnen verzekeren dat uw privacy gewaarborgd is. Houd er rekening mee dat veel van deze ontvangende derden een zelfstandig recht of zelfstandige verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken.

8. Hoe beschermen wij uw gegevens en waar slaan wij uw gegevens op?

• Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen binnen de EU. Onze servers en backups staan in Duitsland.
• De gegevens die wij van u verzamelen worden ook opgeslagen binnen het DMI-ecosysteem CRM (opdrachtgever Ministerie van IenW), maar kunnen ook worden overgedragen aan derden mocht dat noodzakelijk zijn voor een goede werking van het DMI-ecosysteem platform of de daaraan verbonden diensten. Een dergelijke overdracht van uw persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wetten en nooit zonder uw toestemming.
• Gegevensbescherming: Zowel ConnAct alsook Klant begrijpt en onderschrijft het belang van uw persoonlijke informatie en zorgt voor adequate administratieve, technische en fysieke beschermingsmiddelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zoals bijvoorbeeld een training privacy bewustzijn voor onze medewerkers. Deze middelen zijn ontworpen om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te handhaven en om deze te beschermen voor ongeautoriseerde toegang, misbruik en verlies. U bent zich er echter van bewust en stemt in dat: (i) in het algemeen, de overdracht van informatie over het internet nooit volledig veilig, privé of vertrouwelijk is; en (ii) alle informatie die gestuurd wordt naar of ontvangen wordt door de website onderschept, ontcijferd, geraadpleegd en gebruikt kan worden door derde partijen, zelfs als de uitwisseling van zulke informatie versleuteld is.
• Bewaartermijn:  wij kunnen uw persoonsgegevens zolang als nodig bewaren, indien deze nodig is voor het leveren van onze diensten. Na die tijd, zolang dat wettelijk is toegestaan en gebaseerd op wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

9. Gebruik van cookies

• ConnAct maakt slechts gebruik van noodzakelijke en functionele cookies. Onze website gebruikt twee hoofd functionele cookies. Deze cookies geven de website de mogelijkheid uw voorkeurstaal te onthouden en of u de algemene voorwaarden en deze privacyverklaring heeft geaccepteerd. ConnAct verwerkt deze cookies intern.
• Houd er rekening mee dat derde partijen eventueel cookies of het gebruik van andere tracking technologieën via onze diensten plaatsen en mogelijkerwijs hun eigen beleid hebben over hoe zij informatie verzamelen en opslaan. Deze gebruiken vallen niet onder onze privacy verklaring en wij hebben geen controle over hen.
• Als u eenmaal uw toestemming heeft gegeven voor het gebruik van cookies, zullen wij een cookie op uw computer of ander apparaat plaatsen om dit voor de volgende keer te onthouden. Internet browsers bieden u de mogelijkheid om uw cookie settings te veranderen, bijvoorbeeld om bepaalde cookies of bestanden te blokkeren. U kunt daarvoor cookies blokken door de setting op uw browser te activeren die u toelaat om de setting van alle of sommige cookies te hergebruiken. Als u uw browser settings echter op alle cookies blokkeren zet, kunt u mogelijk de gehele of delen van de website niet benaderen, omdat sommige cookies functionele cookies kunnen zijn.

10. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

10.1 Uw rechten

• Recht op toegang: U hebt het recht om op elk moment informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we over u bewaren
• Recht op portabiliteit: Wanneer het Ministerie van IenW uw persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze verwerkt op basis van uw toestemming of op basis van een overeenkomst, heeft u het recht om een kopie te krijgen van uw gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, overgedragen aan u of aan een andere partij. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die u ons verstrekt hebt.
• Recht op correctie: U hebt het recht om te verzoeken om correctie van uw persoonsgegevens wanneer deze incorrect zijn, met inbegrip van het recht op completering van onvolledige persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: U hebt het recht om op elk moment de door het Ministerie van IenW verwerkte persoonsgegevens te verwijderen, behalve in de volgende situaties:
  • U heeft een lopende zaak met de klantenservice
• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang
• U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van het Ministerie van IenW. Het Ministerie van IenW zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten of als gevolg van juridische claims.
• U hebt het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing.
• Recht op restrictie: U hebt in de volgende omstandigheden het recht om het Ministerie van IenW te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:
  • Als u bezwaar maakt tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang van Klant, beperkt ConnAct elke verwerking van dergelijke gegevens in afwachting van de verificatie van het gerechtvaardigd belang.
  • Indien u een claim hebt ingediend dat uw persoonsgegevens incorrect zijn, moet ConnAct elke verwerking van dergelijke gegevens beperken in afwachting van de verificatie van de nauwkeurigheid van de persoonsgegevens.
  • Als de verwerking onwettig is, kunt u zich verzetten tegen de verwijdering van uw persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoeken om de beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens
  • Als Klant of ConnAct uw persoonsgegevens niet langer nodig heeft, maar de persoonsgegevens voor u nodig zijn om verdedigende juridische claims in te dienen.

10.2 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
We nemen gegevensbescherming heel serieus. Indien u van mening bent dat het Ministerie van IenW uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, kunt u contact met ons opnemen. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, wij willen u echter vragen om eerst contact met ons op te nemen. Wilt u toch een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens dan kan dat via:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

11. Updates van onze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat onze privacyverklaring moet worden bijgewerkt. De laatste versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. We maken alle materiële wijzigingen aan de privacyverklaring bekend, bijvoorbeeld met betrekking tot het doel van het gebruik van uw persoonsgegevens, de identiteit van de beheerder of uw rechten.

Versie: oktober 2023