Hoe zorg je ervoor dat besluitvorming rondom gebiedsontwikkeling niet maanden duurt, terwijl alle relevante informatie wel zorgvuldig wordt meegewogen? Voor IMAGEM ligt de sleutel in het slimmer samenbrengen van data, beleid en kennis. Met een concrete toepassing laat het bedrijf zien hoe overheden sneller en beter onderbouwde besluiten kunnen nemen. Businessconsultant Stefan Lijst: “Het moeilijkste is natuurlijk om zoiets op een gegeven moment ook echt in iets tastbaars te veranderen.”

De kern van het probleem van de vaak trage besluitvorming, ligt volgens Lijst niet bij een gebrek aan data of technologie. Het probleem zit vooral in de manier waarop organisaties besluiten nemen. “Het besluitvormingsproces verloopt vaak heel stroperig en kost dus relatief veel tijd. Meerdere afdelingen kijken op verschillende momenten en vooral ook los van elkaar naar hetzelfde plan. En zo duurt het uiteindelijk lang voor een definitieve knoop wordt doorgehakt.”

Tunnelvisie voorkomen
Een bijkomend risico van dat gefragmenteerde proces is dat van een tunnelvisie. Iedere afdeling kijkt immers puur vanuit het eigen domein naar een initiatief. En de bredere context ontbreekt. “Een afdeling mobiliteit kijkt vanuit een parkeeropgave of bereikbaarheid, maar heeft geen idee wat collega’s die zich bezighouden met bijvoorbeeld duurzaamheid daarvan vinden. Terwijl al die belangen uiteindelijk wel samenkomen in een besluit.”

Juist daar pakt IMAGEM een rol. Het platform wat Lijst presenteert, brengt alle relevante informatie, beleidsregels en afwegingen direct samen in een online omgeving. “We zetten alle relevante data bij elkaar zodat professionals gezamenlijk naar zo’n vraagstuk kunnen kijken. Alle betrokkenen hebben dezelfde informatiepositie en kijken naar een totaalbeeld. Op basis daarvan kun je veel sneller het juiste gesprek met elkaar aangaan.”

Het vertrekpunt wordt anders
De introductie van het platform markeert ook een duidelijke koerswijziging binnen IMAGEM zelf. Waar de organisatie traditioneel sterk geworteld was in Geografische Informatie Systemen en software, verschuift de focus steeds meer richting maatschappelijke opgaven en besluitvorming. Lijst: “Wij kijken nu minder vanuit software en veel meer vanuit het oplossen van vraagstukken. Daarbij speelt technologie nog steeds een belangrijke rol, maar het vertrekpunt is wezenlijk anders. Geen technology push meer, maar starten bij de behoefte van de klant.”

Die verandering ontstond eigenlijk vanuit toenemende frustratie over hoe innovatieprojecten vaak strandden, en grootschalige adoptie uitbleef. “Met grote regelmaat kwamen er gave technische projecten voorbij, maar het bleef dan toch bij één project. Een vervolg kwam er zelden.” Daarom richt het bedrijf zich nu nadrukkelijk op het realiseren van structurele verandering in organisaties. Niet alleen door het implementeren van innovatieve technologie, maar vooral door te helpen om te komen tot een andere manier van denken en werken. “En daarmee raken we aan de kernprocessen van een organisatie. Die integrale benadering waarbij je domeinoverstijgend aan de slag gaat, vraagt echt om meer dan het verkopen van software.”

Vijftien minuten in plaats van maanden
Een praktijkvoorbeeld uit Apeldoorn maakt de nieuwe aanpak concreet. Een toepassing werd ontwikkeld waarmee initiatiefnemers veel sneller inzicht krijgen in de haalbaarheid van plannen. Lijst vertelt hoe een bewoner uit de gemeente Apeldoorn een aanvraag deed om iets te bouwen op zijn land. “Met onze oplossing wist hij in vijftien minuten waar hij aan toe was. Terwijl aanvragers van een bouwvergunning via de traditionele manier maanden zitten te wachten op een antwoord.”

De tool maakt controles al vroeg in het proces automatisch inzichtelijk. Denk aan wetgeving, beleidsdoelen, milieueisen, ruimtelijke beperkingen en organisatorische ambities. “Nu kom je soms pas aan het einde van een langdurig traject erachter dat iets niet kan. Terwijl dat al veel eerder duidelijk had kunnen zijn. En dan gaat het niet alleen om snellere besluitvorming, maar zeker ook om een betere. Je kunt immers effecten meten van keuzes die je maakt. ‘Als we dit doen, wat gebeurt er dan? Past deze optie binnen geldende regelgeving? Sluit het aan bij onze ambities?’ Die combinatie van snelheid en context maakt het systeem waardevol.’

Een digital twin van beleid en kennis
“Dertig procent van de professionals bij organisaties stroomt de komende tien jaar uit”, legt Lijst ook de link met de vergrijzing. “Dat betekent dat er enorm veel kennis verdwijnt die gebruikt wordt voor besluitvorming. En die kennis is cruciaal.” Zijn bedrijf werkt daarom bewust samen met organisaties aan het vastleggen van beleidskennis, afwegingskaders en organisatorische doelen. “We kijken niet alleen naar technische regels zoals bouwhoogtes of afstanden. We kijken ook naar beleidsstukken, ambities, normen en waarden. Dat nemen we allemaal mee.”

Daarbij gaat het niet alleen om wat een regel zegt, maar vooral ook om de achtergrond ervan. “Waar dient die regel eigenlijk voor? Wanneer is deze opgesteld? Is deze nog relevant? Hierdoor ontstaat iets wat lijkt op een digital twin van beleid. Aan de ene kant heb je technische checks. Maar aan de andere kant leg je ook de wenselijkheid van een organisatie vast. Daardoor krijg je echt een totaalplaatje.”

Van afwijzen naar meedenken
Het systeem helpt om een ‘nee’ om te zetten in een ‘ja’, aldus Lijst. Een opvallende uitspraak die vraagt om een uitleg. “Je kunt overal ‘nee’ op zeggen en alles afwijzen, dat is simpel. Maar je hoort mensen maar zelden de draai maken naar wat er – met een paar aanpassingen – misschien wèl kan. Het systeem probeert daarom alternatieven inzichtelijk te maken wanneer een ontwikkeling niet direct mogelijk is. Bijvoorbeeld bij woningbouw in de buurt van agrarisch gebied. Dan kan de uitkomst zijn dat het hier misschien niet mag, maar dat het wellicht wel kan wanneer je bijvoorbeeld een bepaalde heg of begroeiing aanlegt.”

Daardoor verschuift de rol van de overheid van ogenschijnlijk vooral blokkeren naar veel meer begeleiden. “Niet denken in problemen, maar juist in mogelijkheden. En bij een definitief nee kan veel beter worden toegelicht waarom iets echt niet mogelijk is.” Volgens Lijst ontstaat daarmee ook een prettiger manier van werken voor beleidsmakers en vergunningverleners. “Een medewerker bij een gemeente kan straks veel beter onderbouwen waarom een keuze is gemaakt. Datagedreven, met context erbij. Dat maakt je werk uiteindelijk waardevoller en leuker.”

Waarom adoptie toch moeilijk blijft
Volgens Lijst blijft adoptie een van de grootste uitdagingen. “Verandering schrikt mensen per definitie af. Zeker als het gaat om een andere manier van werken. We zijn aan een bepaalde werkwijze gewend en vragen ons af waarom het dan anders moet.” Daarnaast ontbreekt vaak het gevoel van urgentie. “Niemand ontkent dat het her en der schuurt, maar er is nog geen sprake van al te wezenlijke problemen. De stap naar een andere aanpak lijkt dan groot.”

IMAGEM probeert die drempel te verlagen door klein te beginnen. “Als je meteen zegt dat een organisatie al haar beleidsnota’s moet digitaliseren en annoteren, dan is dat een veel te groot project. Daarom beginnen wij liever klein. Bijvoorbeeld met een concrete toepassing bij een gebiedsontwikkeling.” Daarnaast is er specifieke aandacht voor de implementatie. “Collega’s binnen Imagem lichten organisaties door met dat doel voor ogen, en zorgen voor inzicht. Waar zitten obstakels? Wat is de cultuur? En: hoe werkt jouw organisatie?”

Samen verder bouwen binnen het ecosysteem
De eerste toepassing bij Apeldoorn staat, maar de ambitie reikt verder. De komende periode wil IMAGEM samen met andere partijen, waaronder meer gemeenten en DMI, ophalen hoe de oplossing verder kan worden verrijkt. Volgens Lijst zit de kracht juist in gezamenlijke ontwikkeling. “Het mooie van dit verhaal is dat het geen puur commercieel verhaal wordt van één partij die iets verkoopt. Het wordt een samenwerking tussen meerdere gemeenten, DMI en marktpartijen. Als je samen optrekt in één ecosysteem, dan maak je de kans veel groter dat het echt werkt.”