Vanuit de hele wereld reisden smart city experts vorige week af naar Barcelona voor Smart City Expo World Congress. Ook vanuit Nederland en Vlaanderen waren grote delegaties aanwezig. Een deel daarvan trof elkaar op maandag 3 november voorafgaand aan de beurs in een speciale pop-up van het DMI Centre, die speciaal voor dit bruisende event beschikbaar was. In een energieke en goed bezochte sessie kwamen vertegenwoordigers van Vlaamse en Nederlandse publieke en private organisaties samen om te werken aan een gedeelde toekomstvisie op digitale dienstverlening. De organisatie was in handen van DMI en het Agentschap Digitaal Vlaanderen. Deelnemers brachten concrete uitdagingen en kansen in kaart rond samenwerking, datagedreven werken en het stroomlijnen van publieke processen.

Justine Ottevaere (Vlaamse Open City Architectuur), een van de initiatiefnemers van de sessie, trapte af met een duidelijke oproep: “We willen binnen zestig minuten samenbrengen wat de magneten van de toekomst zijn. Wat vinden collega’s in Nederland en Vlaanderen van ecosysteemwerking, van samenwerking tussen bedrijven en besturen?” Haar introductie zette de toon voor een interactieve werkvorm waarin deelnemers in vijf thematische groepen uiteengingen.

Verschillende invalshoeken
De thema’s varieerden van ‘flexibiliteit in vraagstukken’ tot ‘toegankelijkheid van data’ en werden begeleid door facilitators die de deelnemers uitdaagden om kritisch, creatief en optimistisch naar de opgaven te kijken. “Soms loopt het als een zonnetje, soms vinden we valkuilen”, aldus Justine. “Maar juist die verschillende invalshoeken maken het waardevol.”

Dagelijkse praktijk
Dennis Groot, werkzaam bij AMS-IX en nauw betrokken bij DMI, nam de deelnemers mee in een herkenbare schets van de dagelijkse praktijk binnen overheidsorganisaties. “Iemand krijgt een briljant idee, een beleidsstuk of een vergunning en vraagt: kun je daar informatie bij zoeken? Wat volgt is een zoektocht langs ICT, inkoop, budgethouders en leveranciers. Dat proces verloopt vaak stroperig en inefficiënt.”

Zijn verhaal riep veel herkenning op. “Het is een wirwar van regels, systemen en verantwoordelijkheden. En ondertussen blijft de vraag liggen: kan ik dit onderbouwen met data?” Groot benadrukte dat het niet alleen gaat om techniek, maar vooral om het organiseren van vertrouwen en samenwerking. “Hoe zorgen we dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon komt?”

Gemeentehuis van de toekomst

Voordat de bevindingen van alle deelnemers werden gedeeld nam het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) in de persoon van het woord. Hij gaf een pitch over het programma Gemeentehuis van de Toekomst. Dit programma ondersteunt lokale besturen bij de digitale transformatie door hen te helpen hun noden te definiëren, prioriteiten te stellen en samen te werken aan gedeelde oplossingen.

“Het gaat niet om gratis consultancy”, benadrukte Lenaerts. “Maar om methodologische ondersteuning, zodat lokale besturen met dezelfde bouwstenen kunnen werken aan oplossingen die schaalbaar en herbruikbaar zijn.” ABB zet in op portfolio-management, matchmaking en het delen van procesmodellen, zodat ook kleinere gemeenten kunnen profiteren van gezamenlijke kennis en infrastructuur.

Een concrret voorbeeld was het ontwikkelen van een portaal waarin lokale besturen hun processen kunnen uploaden en delen. “Iedere gemeente is uniek, maar qua processen vaak verrassend gelijk. Door meer te standaardiseren, kunnen we versnellen.”

Van idee naar actie
De sessie was niet alleen een uitwisseling van ideeën, maar ook een oproep tot actie. De deelnemers kregen de opdracht om hun eigen ervaringen en inzichten te delen en mee te denken over hoe het ecosysteem verder vorm kan krijgen. Er werd gesproken over het belang van duidelijke verantwoordelijkheden, het verlagen van drempels voor kleinere organisaties en het creëren van transparantie in contracten en data-uitwisseling.

Een opvallende metafoor kwam uit een van de groepen: “Maatwerk is als vanille-ijs. Je kunt twee soorten hebben, gemaakt door verschillende partijen en de ene is gewoon beter dan de andere. Maar soms is het beter om samen het beste recept te bedenken.”

Sociale en organisatorische uitdaging
De sessie eindigde met een groepsfoto — een symbolisch moment van verbinding tussen Vlaanderen en Nederland. Wat duidelijk werd: digitale transformatie is geen technische uitdaging alleen, maar vooral een sociale en organisatorische. Vertrouwen, samenwerking en gedeelde taal zijn cruciaal om publieke dienstverlening toekomstbestendig te maken.

Justine vatte het treffend samen: “We willen inspireren met best practices en kritische vragen. Of je nu werkt bij een bedrijf of een bestuur, het gaat erom dat je aan de slag kunt met data en informatie die je nodig hebt en dat je elkaar daarin weet te vinden.”