Grootschalige gebiedsontwikkeling moet anders: met één allesomvattend 3D-model waar álle informatie van álle betrokken partijen in samenkomt. Daarvoor pleitte Rik de Meij, medeoprichter en managing director van Novis & De Meij, in één van de sessies tijdens de DMI-dag op 26 maart. De techniek is er. De ambitie ook. Maar toch blijkt de praktijk weerbarstig, werd duidelijk uit de levendige discussie onder de aanwezigen.

Woningnood, stijgende (bouw-)kosten en regeldruk: slechts een paar voorbeelden van de maatschappelijke ontwikkelingen waar we vandaag de dag mee worden geconfronteerd. Ontwikkelingen die elkaar steeds sneller opvolgen en daarmee een belangrijke impact hebben op gebiedsontwikkeling en de manier waarop dat wordt aangepakt.

Processilo’s en informatieverlies

De Meij constateert dan ook dat de huidige manier van werken niet meer toereikend is. Ten eerste raken de processen verkokerd, doordat de verschillende betrokkenen allemaal hun eigen processen, mandaatstructuren en besluitvorming hebben. Mede daardoor ontstaat er, als tweede knelpunt, een verlies aan informatie. Er gaat iets verloren bij de vertaling van het ene document naar het andere. Er is onduidelijkheid over hoe bepaalde beslissingen zijn genomen. En er wordt niet goed bijgehouden of de informatie nog up-to-date is of dat er al andere inzichten zijn ontstaan. Tenslotte merkt hij op dat er vaak te laat in het proces wordt samengewerkt.

Adaptief ontwikkelen

“We proberen met de werkwijze van gisteren de opgaven van morgen te realiseren”, concludeert De Meij. “Dat werkt niet meer. Daarom moeten we een adaptieve aanpak realiseren, waarbij we kunnen meebewegen als de maatschappelijke belangen, het beleid en daarmee de prioriteiten veranderen.”

Hij illustreert: “Neem de ontwikkeling van de Zuidas in Amsterdam: daar zijn we al vijfentwintig jaar mee bezig en de komende vijftien jaar gaan we daar ook nog mee door. Dan hebben we het over een periode van maar liefst veertig jaar. In die tijd verandert er heel veel. Dat betekent dat wat je aan de voorkant van het project denkt te realiseren, niet hetgeen is wat er uiteindelijk echt ontstaat. Simpelweg omdat er in de tussentijd te veel is veranderd.”

Om wendbaarheid mogelijk te maken, moet de aanpak al aan het begin anders, stelt hij. “Begin met het vaststellen van het speelveld: wat zijn de kaders en de beleidseisen? Maar ga niet aan de start van een project al de details van het eindresultaat bepalen. Voor de korte termijn werk je de details uit, maar de finish houd je abstract. Er kan nog zoveel veranderen. Bescherm de kern, maar houd de schil flexibel.”

Eén integraal model

Het allerbelangrijkste volgens De Meij is om vanaf de eerste dag één centraal, integraal 3D-model te bouwen waarin alle informatie samenkomt. Informatie over de boven-  en de ondergrond. Over projecten die al in aanbouw of zelfs af zijn en projecten die nog verder moeten worden ingevuld. Informatie over vastgoed, mobiliteit, nutsvoorzieningen… Alles komt samen op één plek, waarvandaan gestuurd en gerapporteerd wordt.

De Meij: “Data vormt het fundament. We gaan van intuïtie naar inzicht. De consequenties van bepaalde keuzes of eisen kunnen we direct zichtbaar maken. Wat betekent het bijvoorbeeld als ontwikkelaars mogen werken met tijdelijke damwanden in plaats van definitieve? Wat betekent dat in tijd en geld?”

“Als je vragen krijgt – of ze nu van bewoners, bestuurders, ingenieurs of adviesbureaus zijn – kun je het model erbij pakken en laten zien waar je het over hebt. Het is een manier om informatie toegankelijk en visueel te maken”, vervolgt hij. “Daardoor krijg je betrokkenen makkelijker mee. Bovendien veranderen de discussies die je voert, doordat je meteen de verschillende mogelijkheden kunt doorrekenen.”

Voordelen

Al met al levert het werken met zo’n 3D-model volgens De Meij veel op. Zo verbetert de onderlinge samenwerking doordat iedereen over één werkelijkheid praat. Ook helpt het om adaptief te werken en beter te kunnen inspelen op ontwikkelingen. De consequenties van bepaalde keuzes worden immers direct zichtbaar. Bovendien wordt besluitvorming niet alleen onderbouwd, maar ook herleidbaar en transparant.

Regie op informatie

Om een dergelijk integraal model een succes te maken, is strakke regie nodig, aldus De Meij. “Het moet te allen tijde duidelijk zijn wat de status en de waarde van de informatie in het model is.” Hij ziet dan ook een functie als informatiemanager voor zich. “Iemand met een hoog mandaat die dicht tegen de eindverantwoordelijke aan zit. Als je namelijk in de informatievoorziening steken laat vallen, dan heeft de hele keten daar last van.”

Al snel komt er een vraag uit het publiek, waardoor er een levendige discussie ontstaat. Een dergelijk integraal model betekent immers wel dat álle betrokkenen, en dat kunnen wel tweehonderd verschillende partijen zijn, de benodigde informatie moeten aanleveren. En dat is makkelijker gezegd dan gedaan, zo wordt duidelijk uit het gesprek. Ontwikkelaars, ingenieursbureaus, architecten, adviesbureaus, nutsbedrijven: men is het niet gewend om dit soort data open met elkaar te delen. Hoe krijg je hen bereid om dit te doen? En kunnen ze dit wel doen?

De mens meekrijgen

De aanwezigen zijn het erover eens: de wil om op deze manier samen te werken is er wel degelijk. “Iedereen voelt dat we zo niet langer door kunnen gaan, en staat open voor en is nieuwsgierig naar een nieuwe manier van werken”, zegt één van de aanwezigen treffend. Ook de techniek is er klaar voor. “Het is een kwestie van overtuigen: hoe krijgen we de mensen en de organisaties mee?”

De Meij haakt in en oppert het idee om – naast de eerdergenoemde informatiemanager – ook een soort ‘mensenmanager’ aan te stellen. Hij krijgt daarbij meteen bijval van iemand uit de zaal. “Iemand die zorgt voor acceptatie en vertrouwen. Het is nogal een stap om het beheer van jouw informatie uit handen te geven aan iemand anders: dat wordt toch als een bedreiging gezien. Daarom is het belangrijk om relaties met elkaar op te bouwen en vanuit vertrouwen die informatie te delen.”

Al snel worden onderling verschillende vervolgafspraken gemaakt: de aanwezigen zoeken elkaar later op om te onderzoeken hoe zij zo’n integrale samenwerking mogelijk kunnen maken.

De Meij sluit af: “In het geval van de Amsterdamse Zuidas moeten we een heel stuk stad erbij bouwen. Dat is nogal wat en kent heel veel aspecten. Dat vang je niet in een mooi stuk tekst of een 2D-tekening. Het vraagt om een integraal model waarin alles samenkomt.”